Pirkimus reglamentuojantys teisės aktai nenustato pareigos nustatyti pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės mechanizmus. Tačiau vadovaujantis šio aprašo 15 p. Perkančioji organizacija turi prievolę pasitvirtinti Viešųjų pirkimų organizavimo tvarką. Šioje tvarkoje perkančioji organizacija turi nustatyti:
1. pirkimų planavimo, vykdymo ir sutarties vykdymo kontrolės procesuose dalyvaujančius asmenis, apibrėžti jų funkcijas, teises, pareigas ir atsakomybę;
2. standartines dokumentų (einamaisiais biudžetiniais metais reikalingų pirkti
prekių, paslaugų ar darbų sąrašo, paraiškos, mažos vertės pirkimo pažymos ir kt.), susijusių su
pirkimų planavimu, vykdymu ir sutarčių kontrole, formas;
3. pirkimų organizavimo tvarką nuo pirkimų poreikio formavimo iki pirkimo
sutarties rezultato įvertinimo arba, jeigu pirkimo sutartis nebuvo sudaryta, iki pirkimo
procedūros pabaigos.
Pirkimų organizatorius, nusistatydamas pirkimų organizavimo tvarką, turi laikytis principo „pats savo sprendimų
nekontroliuoju“, t. y. tas pats asmuo ar pirkimų vykdytojo padalinys negali
būti atsakingas ir už sprendimo priėmimą, ir už jo tinkamumo (atitikties teisės
aktų nustatytiems reikalavimams ir (ar) vidaus teisės aktų nuostatoms)
patvirtinimą;
• pirkimų organizatoriaus nusistatyta pirkimų organizavimo tvarka negali prieštarauti pirkimus reglamentuojančių teisės aktų ir juos
įgyvendinančių teisės aktų nuostatoms bei kitų pirkimų vykdytojo veiklai
taikytinų specialiųjų teisės aktų nuostatoms;
• pasikeitus viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų nuostatoms,
visuomet būtina įvertinti, ar nereikėtų keisti ir pirkimų organizavimo tvarką.
Dažna klaida – „nusirašomos“ kito pirkimų organizatoriaus pirkimų organizavimo tvarka, neįvertinus jo ir (ar) savo veiklos specifikos.
Paprastai tai lemia, jog nustatoma pernelyg sudėtinga, pirkimų vykdytojo veiklos
realijų neatitinkanti tvarka, pvz., nustatoma, jog pirkimų iniciatorius negali būti
viešųjų pirkimų komisijos nariu, nors pirkimo vykdytojas neturi tiek darbuotojų, kad
kiekvienai taisyklėse / tvarkoje nusimatytai funkcijai vykdyti galėtų skirti skirtingus.
Pateikiame pavyzdį, koks yra rekomenduotinas VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS TAISYKLIŲ turinys :
bendros nuostatos;
pirkimų procese dalyvaujantys asmenys ir jų funkcijos;
pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolęs procedūros pagal etapus;
baigiamosios nuostatos.
